Termes de Référence

Evaluation du Plan Stratégique 2022-2025, Elaboration du nouveau Plan Stratégique et Élaboration d’un Système APSE de la CDJP Butare

Contexte

La Commission Diocésaine Justice et Paix Butare (CDJP Butare), fondée en 1988, est une des 18 Commissions de l’Église Catholique au Rwanda et fait partie des organisations de la société civile œuvrant activement pour la paix et la justice intégrale au Rwanda. Nous croyons à la dignité de chaque être humain et nous travaillons à promouvoir le respect des droits humains, la transformation non-violente des conflits et la réconciliation.

Nous travaillons avec les prêtres et les bénévoles à travers les Structures décentralisées, du village (Communauté Ecclésiale de Base) jusqu’au diocèse pour assurer la proximité des femmes, des hommes et des enfants avec lesquels nous travaillons. 

Pendant l’année 2022, un Plan Stratégique de trois ans a été élaboré qui a pris fin en Août 2025. Par conséquent, la CDJP Butare vise à organiser une évaluation externe du progrès accompli depuis le début du Plan Stratégique et des changements et résultats atteints. De plus, les résultats et données collectées lors de cette évaluation finale, serviront comme base pour l’élaboration d’un nouveau Plan Stratégique, envisagé à couvrir une période d’au moins cinq ans.

Par après, la CDJP Butare vise à élaborer un système professionnel, complet et efficace d’analyse, de planification, de suivi et d’évaluation pour un apprentissage continu lié aux interventions et actions de la CDJP Butare, de ses structures décentralisées et des processus internes.

Afin d’assurer que ce système sera bien appliqué, les formations pour le staff de la CDJP Butare, les prêtres des paroisses, ainsi que les bénévoles seront organisées pour la bonne utilisation des outils développés.

C'est dans ce cadre, que la CDJP Butare vise à engager une consultance (soit un ou une expert.e externe, soit une équipe des expert.es) pour la soutenir dans ce processus.

Objectifs

• Évaluer les progrès, les résultats, l’impact et les changements anticipés et non anticipés des interventions menées par la CDJP Butare et ses Structures Décentralisées depuis le début du Plan Stratégique en septembre 2022 jusqu’en Août 2025, ainsi que le niveau d’atteinte des objectifs fixés.
• Élaborer un nouveau Plan Stratégique de la CDJP Butare à la base des informations et recommandations données lors de l’évaluation externe.
• Développer un système professionnel, efficace et contextualisé d’analyse, de planification, de suivi et d’évaluation pour un apprentissage continue de la CDJP Butare et de ses Structures Décentralisées.
• Former le staff de la CDJP Butare, les prêtres et les bénévoles dans la manipulation du système développé et dans l’utilisation des outils clés pour son bon fonctionnement.

Spécifications

La CDJP Butare a développé son premier Plan Stratégique pendant l’année 2022, un pas important pour la bonne orientation et priorisation de ses interventions et la collecte des données clés.

Malgré plusieurs efforts, la CDJP Butare n’a pas pu développer un système d'ASPE pour faciliter et assurer la collecte des données importantes bien que différents outils ont été élaborés. Raison pour laquelle, elle n’était pas capable ni d’élaborer une étude de base, ni de faire le suivi de la réalisation du Plan Stratégique de manière cohérente et professionnelle. 

Par conséquent, elle souhaite engager une consultance pour soutenir la CDJP dans quatre étapes spécifiques :

La première étape se focalise sur une évaluation rétrospective externe effectuée par le /les consultants qui mesure les progrès accomplis depuis le début du Plan Stratégique et les changements et résultats atteints. Considérant que les données disponibles ne sont pas complètes, la consultation va collecter les données manquantes auprès du staff de la CDJP Butare, des prêtres, des bénévoles et d’autres acteurs clés identifiés par la consultance en étroite collaboration avec le staff de la CDJP Butare. La consultance soumettra un rapport complet à la CDJP Butare et donnera une présentation des principales conclusions, résultats et recommandations.

Une fois que l’évaluation est finalisée et validée, la consultance procédera à la deuxième étape de l’exercice : l’élaboration d’un nouveau Plan Stratégique, envisagé à couvrir une période d’au moins cinq ans et qui prendra en considération les principales conclusions, résultats et recommandations de l’évaluation externe. Le respect des valeurs de l’Eglise Catholique et spécialement la considération du Plan Stratégique actuel du Diocèse Catholique de Butare sont indispensables lors de ce processus pour assurer la cohérence et la congruence. 

La troisième étape consiste en l’élaboration du système d’analyse, de planification, de suivi et d’évaluation pour assurer la collecte et l’analyse des données qualitatives et quantitatives de manière cohérente, régulière et professionnelle et ainsi pour permettre la CDJP Butare et ses Structures Décentralisées de créer un cadre efficace pour l’apprentissage continue, ainsi que pour avoir toutes les informations nécessaires pour bien communiquer les changements et résultats basé sur l’impact mesuré. 

Ce système englobera tous les niveaux d’intervention de la CDJP Butare et de ses Structures Décentralisées, ainsi que d’autres facteurs et acteurs importants. C’est-à-dire que le système répondra aussi aux besoins internes en termes d’analyse, planification, suivi et évaluation de la Commission Diocésaine. En plus de cela, cette étape inclut également le développement des outils de collecte des données faciles à comprendre qui seront utilisés par les Structures Décentralisées afin d’assurer leur appropriation et le succès de la mise en œuvre du système. À cette fin, la consultance proposera un logiciel facile à manipuler en considérant les compétences des différents niveaux et le contexte dans lequel la CDJP Butare travaille.

La quatrième étape se focalise sur la formation qualitative et participative du staff de la CDJP Butare et des Structures Décentralisées dans la manipulation du système développé et dans l’utilisation des outils pour son bon fonctionnement.

Lors de toutes les étapes décrites ci-dessus, la participation active et la transparence du staff de la CDJP Butare, des prêtres clés, des Structures décentralisées et d’autres acteurs clés doivent être assurés pour garantir la durabilité, la bonne contextualisation et les principes du “ne pas nuire”. De plus, le contexte de la CDJP Butare comme Commission de l’Eglise Catholique de Butare qui assure la réalisation de la Pastorale Justice et Paix à travers les prêtres et bénévoles engagés doit être considéré à chaque moment de ce processus.

La langue principale pour élaborer le rapport de l’évaluation, le nouveau Plan Stratégique et le système APSE est le français. Par contre, considérant le paragraphe précédent, la consultance traduira les parties principales du rapport final de l’évaluation, le nouveau Plan Stratégique, une fois finalisée et validée, en Kinyarwanda pour le rendre plus compréhensible et accessible aux personnels de la CDJP Butare et aux membres des Structures Décentralisées. La langue utilisée pour les outils de collecte de données sera déterminée lors de l’élaboration de chaque outil considérant ses principaux utilisateurs et principales utilisatrices.

Résumé des tâches attendues du/de la consultant.e

Étape 1 — Évaluation rétrospective externe (Plan Stratégique 2022–2025)

• Analyser les progrès, résultats, changements anticipés et non anticipés depuis 2022.
• Évaluer le niveau d’atteinte des objectifs du Plan Stratégique.
• Documenter les changements observés et les facteurs qui les ont influencés.
• Produire un rapport d’évaluation complet conforme aux standards professionnels.
• Identifier les défis rencontrés et les leçons apprises
• Présenter les principales conclusions, résultats et recommandations à la CDJP Butare.

Étape 2 — Élaboration du nouveau Plan Stratégique (minimum 5 ans)

• Concevoir un Plan Stratégique cohérent basé sur :
  • les résultats de l’évaluation de la phase précédente du Plan Stratégique,
  • les valeurs de l’Église catholique,
  • l’évaluation du contexte actuel dans lequel travaille la CDJP Butare et ses Structures Décentralisées
• Définir les axes stratégiques, résultats attendus, interventions prioritaires et indicateurs.
• Assurer la cohérence entre niveaux d’intervention et structures décentralisées.
• Assurer la cohérence entre le Plan Stratégique actuel du Diocèse Catholique de Butare et celui de la Conférence Épiscopale Justice et Paix du Rwanda.
• Produire la version finale du nouveau Plan Stratégique.

Étape 3 — Développement d’un système APSE (Analyse – Planification – Suivi – Évaluation)

• Concevoir un système complet, professionnel et contextualisé APSE englobant :
  • tous les niveaux (structures décentralisées jusqu’au diocèse),
  • les processus internes de la Commission,
  • les données qualitatives et quantitatives.
• Créer des outils de collecte des données simples, compréhensibles et adaptés aux utilisateurs (bénévoles, prêtres, staff).
• Proposer un logiciel facile à manipuler, adapté aux compétences des utilisateurs.
• Assurer l’intégration du système dans les pratiques organisationnelles.
• Prévoir les exigences pour un apprentissage continu et une communication claire des résultats basés sur l’impact mesuré.

Étape 4 — Formation sur le système APSE et les outils

• Former le staff CDJP Butare, les prêtres et les bénévoles :
  • à l’utilisation du système APSE,
  • à la manipulation des outils de collecte et reporting.
• Utiliser une approche participative, pratique et adaptée à des publics non spécialisés.
• S’assurer de l’appropriation et de la durabilité du système développé.

Profile du/de la Consultant.e et Soumission des Offres

Le consultant ou la consultante ou bien l’équipe de consultance a une expérience prouvée dans l’évaluation rétrospective, la collecte et l’analyse des données qualitatives et quantitatives, dans l’élaboration des Plans stratégiques et des systèmes APSE, ainsi que la facilitation lors des formations pour la bonne transmission des connaissances aux personnes non-expérimentées dans le domaine d'ASPE.

La familiarité et la bonne compréhension des structures de l’Église Catholique, en particulier de la Pastorale Justice et Paix, est un atout.
La connaissance du Kinyarwanda et du français est requise.

Comment postuler

Les offres doivent inclure les aspects suivants :

• L'expertise et l'expérience du/de la consultant.e, ou bien de l'équipe/ Cabinet de Consultants dans les domaines mentionnés ;
• Un calendrier avec les grandes étapes proposées pour réaliser l’exercice et pour atteindre les objectifs ;
• La méthodologie proposée ;
• Le montant demandé auprès la CDJP Butare, préférablement taxes incluses

Tous les offres doivent être soumises jusqu'au 31 décembre 2025 fin de la journée aux adresses emails suivantes: coordination@cdjpbutare.org.rw; direction@cdjpbutare.org.rw; ruth.ndashimye@outlook.com; monitoring@cdjpbutare.org.rw

Les réponses seront communiquées le plus tôt possible, au plus tard le 30 janvier 2026.

Calendrier

Le début de ce processus est envisagé à partir du mois de Mars 2026 et est estimé à prendre fin pendant le mois d’octobre. La durée et le calendrier dépendent de la méthodologie proposée par le candidat/Cabinet et de la disponibilité de toutes les parties prenantes engagées dans ce processus. 

Informations supplémentaires et Annexe

Numéro de téléphone : +250 791 206 230
Site-Web de la CDJP Butare
Plan Stratégique de la CDJP Butare

Fait à Huye, le 17/12/2025

Abbé Edmond HABIYAREMYE

Directeur de la CDJP Butare