PROFIL & COMPETENCES REQUIS ET CAHIER DES CHARGES DE L’EXPERT ASSISTANT ADMINISTRATIF (EAA)

Sous la supervision du Directeur Général, l’Assistant Administratif est chargé d’exécuter toutes les activités d’appui au Directeur Général de la Banque, du secrétariat et d’assister la hiérarchie dans la planification, l’organisation, la coordination et le contrôle des activités du secrétariat. Il gère une équipe sous sa supervision constituée de Chauffeur du DG et Agent Général.

CAHIER DES CHARGES

PROFIL ET COMPETENCES

1. Organiser la préparation des réunions du Conseil d’Administration, appuyer la préparation et l’envoie des documents de travail, l’accueil et la logistique du CA ;
2. Organiser et gérer l’Agenda du Directeur Général ;
3. Veiller à la saisie, la mise en forme et la diffusion des documents administratifs ;
4. Gérer le courrier et le courriel entrant et sortant, ainsi que les communications téléphoniques ;
5. Tenir un système d’archivage approprié ;
6. Traiter les rapports de mission élaborés par les fonctionnaires et cadres de la BDEGL ;
7. Veiller à la qualité des documents nécessitant l’approbation et/ou la signature de la hiérarchie de Banque ;
8. Finaliser les projets de courrier, préparer/ rédiger les comptes rendus et les procès-verbaux des réunions ;
9. Organiser l’emploi du temps (rendez-vous, etc) des Directeurs ;
10. Organiser l’agenda des rendez-vous, des réunions, des invitations ;
11. Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ; 
12. Suivre les relations avec les autres institutions ;
13. Fournir les tableaux de bord selon les instructions reçues ;
14. Procéder aux différents classements nécessaires ;
15. Rédiger les documents divers en fonction des directives données ;
16. Constituer et classer les dossiers confidentiels ;
17. Gérer et évaluer les unités sous sa supervision et
18. Réaliser toute autre tâche demandée par la hiérarchie.

1. Etre de nationalité Rwandaise ;
2. Etre âgé(e) de 40 ans maximum à la date de dépôt de candidature. Les candidatures des personnes de plus de 40 ans pourront être considérées sur dérogation spéciale par le Conseil d’Administration. Cette dérogation sera sollicitée pour les candidats ayant une plus-value potentielle exceptionnellement significative justifiée par des réalisations, l’expertise et l’expérience acquise.
3. Etre titulaire au moins d’un diplôme de Master/DEA/DESS ou équivalent en Administration des Affaires/Droit/Gestion commerciale/Assistanat de Direction ou domaines connexes ;
4. Justifier d’une expérience professionnelle suffisante de 10 ans minimum en secrétariat, assistanat de direction, archivage, protocole, accueil ou tout autre activité similaire avec au moins 5 ans en tant que responsable d’une unité d’appui à la Direction Générale ;
5. Avoir une grande capacité rédactionnelle et de saisie des documents et de traitement des textes ;
6.  Avoir une bonne capacité d’organisation et être capable de travailler de manière autonome ;
7. Avoir de bonnes connaissances de l’outil informatique et particulièrement la bureautique (Word, Excel, PowerPoint entre autres) ;
8. Etre capable de communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit en français et avoir une connaissance pratique de l'anglais.
9. Etre capable de s'adapter à un environnement en constante évolution et
10. Etre flexible pour travailler sous pression et respecter les délais.